System
Weniger Zettel, mehr System
Hinter jeder Anfrage steckt Arbeit, die oft noch per Hand erledigt wird. Dort fangen wir an, am besten mit einer einzelnen Automatisierung, und bauen ein eigenes Werkzeug, wenn es sich lohnt.
Und wie viel Arbeit macht diese Anfrage dann?
Woran Sie merken, dass es Zeit wird
Meist ist es keine große Entscheidung, sondern eine Aufgabe, die jede Woche wieder Zeit kostet.
Doppelt erfasst
Dieselben Angaben kommen per Mail und werden von Hand ins Programm übertragen.
Liegen geblieben
Anfragen warten, bis jemand Zeit hat, sie zu lesen und weiterzugeben.
Auf Papier
Stundenzettel, Checklisten oder Bestellungen laufen über Zettel, die später jemand im Büro überträgt.
Nachgefragt
Ihre Kunden rufen an, um einen Stand zu erfahren, den sie auch selbst nachsehen könnten.
Von der Automatisierung zum eigenen Werkzeug
Wir empfehlen, mit der ersten Stufe zu beginnen. Die nächste kommt dazu, wenn sich zeigt, dass sie sich lohnt.
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Eine Aufgabe weniger von Hand
Den Anfang macht eine Automatisierung. Sie erledigt einen Handgriff, der heute täglich mehrmals anfällt.
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Ein Werkzeug für Ihr Team
Aus Zetteln und Listen wird ein Werkzeug, in dem Ihr ganzes Team denselben Stand sieht, im Büro und unterwegs.
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Ein Werkzeug für Ihre Kunden
Ihre Kunden wählen, fragen an oder sehen nach, wann immer sie wollen. Bei Ihnen kommt an, was Sie für den nächsten Schritt brauchen.
Was wir automatisieren
Wir bauen Automatisierungen, die eine einzelne, klar umrissene Aufgabe übernehmen, die heute noch manuell läuft.
Anfragen bewerten
Lead-Scoring, das eingehende Anfragen nach Priorität sortiert, bevor jemand aus Ihrem Team sie liest.
Anfragen verteilen
Intake-Triage, die eine Anfrage automatisch an die richtige Person oder Abteilung weiterleitet.
Schritte verbinden
Workflows, die wiederkehrende Schritte zwischen zwei Systemen auslösen, etwa einen neuen Eintrag im CRM nach einem ausgefüllten Formular.
Entwürfe vorbereiten
Content-Prozesse, die einen ersten Entwurf liefern, den ein Mensch danach freigibt, nicht ersetzt.
Für Ihr Team
Wir bauen die internen Werkzeuge, die heute noch auf Papier oder verstreut in einzelnen Tabellen laufen, als ein System, das Ihr Team direkt bedient.
Dashboard
Ein Dashboard, das den aktuellen Stand zeigt, statt dass ihn jemand von Hand zusammenträgt.
Stundenzettel
Stundenzettel und Rapportzettel, die Ihr Team direkt am Handy oder Tablet ausfüllt, statt sie abends abzutippen.
Lager
Lagerbestand und Nachbestellung, die sich selbst aktualisieren, wenn etwas verbraucht wird.
Angebote
Angebote, die sich aus vorhandenen Daten zusammensetzen, statt jedes Mal neu geschrieben zu werden.
Reservierungen
Reservierungsverwaltung und Checklisten, digital geführt und für das ganze Team gleich sichtbar.
Für Ihre Kunden
Wir bauen Konfiguratoren und Portale, die Ihren Kunden die Arbeit abnehmen, die heute noch bei Ihnen liegt: Maße wählen, Angebote anfordern, Termine buchen.
Konfigurator auf Ihrer Website
Was Ihr Kunde tut
Er klickt sich durch Maße und Optionen und fordert ein Angebot an, statt ein PDF herunterzuladen und auszufüllen.
Was bei Ihnen ankommt
Eine Anfrage mit den Angaben, die Ihr Team für ein Angebot braucht.
Woran es hängt
An Ihrem CRM oder Ihrer Warenwirtschaft, damit die Auswahl dort ankommt, wo Ihr Team Angebote und Aufträge bearbeitet.
Kundenportal für Unterlagen und Auftragsstand
Was Ihr Kunde tut
Er meldet sich an und findet seine Unterlagen, den Stand seines Auftrags und was als Nächstes von ihm gebraucht wird.
Was bei Ihnen ankommt
Was Ihr Kunde sonst per Anruf oder Mail erfragt, steht im Portal, dort, wo er es sucht.
Woran es hängt
Ein Login für Ihre Kunden, mit eigenem Bereich, eigenen Daten und eigenen Rechten, statt einem geteilten Zugang für alle.
Wie ein System-Projekt läuft
Vier Schritte vom heutigen Ablauf bis zum Werkzeug, mit dem Ihr Team arbeitet.
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1. Ablauf aufnehmen
Wir sehen uns an, wie die Aufgabe heute läuft, mit welchen Programmen und an welcher Stelle sie hakt.
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2. Schnittstellen klären
Vor dem Bau steht fest, welche Programme wie angebunden werden. Die häufigste Bruchstelle solcher Projekte ist eine Schnittstelle, die erst während der Umsetzung definiert wird.
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3. Bauen und testen
Wir bauen in Stücken. Ihr Team arbeitet früh mit den ersten Teilen und sagt, was im Alltag fehlt.
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4. Start
Nach dem Start prüfen wir gemeinsam, ob das Werkzeug im Alltag trägt. Ob und wie wir den Betrieb danach begleiten, legen wir vorher fest.
Wie klein es anfängt, Grenzen
Wie klein es anfängt
Der kleinste Auftrag ist eine einzelne Automatisierung zwischen zwei Programmen, mit denen Sie heute arbeiten, oder nur die digitalen Stundenzettel.
Der größte ist ein zusammenhängendes System aus Dashboard, Lager und Angeboten oder ein Kundenportal mit Login.
Grenzen
Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss binden wir an bestehende Systeme an, wir bauen sie nicht neu.
Steuerrecht und die Schnittstellen der gängigen Buchhaltungssoftware sind reguliertes Gebiet, in dem ein Fehler haftungsrelevant wird. Stundenzettel sauber erfassen und für die Übergabe vorbereiten, das übernehmen wir. Die Abrechnung selbst bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Beispiel für eine Anbindung
immotify Sichtbarkeit, Website, System
Bei immotify gleichen sich die Website und das Maklerprogramm Propstack selbst ab.
Was wir dort tun
- Objekte aus Propstack erscheinen automatisch auf der Website, Änderungen kommen beim Speichern mit.
- Anfragen von der Website liegen sofort in Propstack, Suchprofile landen dort als Aufgabe für das Team.
- Ein täglicher Abgleich prüft, ob Website und Propstack übereinstimmen, und meldet Abweichungen.
Zusammenspiel mit Website und Sichtbarkeit
Häufige Fragen
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Nein. Ein Kundenportal läuft im Browser, ohne App-Store und ohne Installation.
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Meistens nicht. Wir binden an, was schon funktioniert, und digitalisieren, was heute noch von Hand läuft.
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Nein. Sie übernimmt eine einzelne Aufgabe, meist die, die am meisten Zeit kostet und am wenigsten Entscheidung braucht. Der Rest bleibt bei Ihrem Team.
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Jede Automatisierung bekommt eine Stelle, an der ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es wirkt. Unbeaufsichtigt läuft hier nichts.
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Zugänge sind einzeln vergeben und beschränkt auf das, was jede Person sehen darf. Details besprechen wir passend zu Ihrem System im Erstgespräch.
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Das hängt vom Projekt ab und besprechen wir im Erstgespräch. Meist läuft die Automatisierung über bestehende Schnittstellen, ohne dass Sie selbst etwas einrichten müssen.
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Das lässt sich vorab kaum sagen, weil es stark vom Umfang abhängt: Eine einzelne Automatisierung ist deutlich kleiner als ein Portal für Ihre Kunden. Den Zeitplan besprechen wir im Erstgespräch, sobald wir Ihren Ablauf kennen.
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Das hängt davon ab, wie viele Programme angebunden werden und was Ihr Team selbst bedienen soll. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot mit einem Gesamtpreis.
Lassen Sie uns über Ihre Automatisierung reden.
In 30 Minuten finden wir die Aufgabe, bei der sich eine Automatisierung zuerst lohnt.